Personvern

Personvernerklæring for BaCaPe – Persona Casting

Versjon 1.0, oppdatert 10. november 2022

1. Om hvem som står bak BaCaPe

Nordisk Banijay AS har utviklet en ny castingplattform kalt BeCaPe sammen med det finske selskapet Choicely Ltd. Nordisk Banijay AS har en eksklusiv rett til å bruke BeCaPe i sine produksjoner samt lisensiere denne ut til andre produksjonsselskap i Norge eller i Banijay Group.

Ved hjelp av BaCaPe kan du søke deg som deltager eller annen bidragsyter til en eller flere TV- eller filmproduksjoner. BaCaPe gjør prosessen enklere for deg som søker deg til en produksjon siden den tilrettelegger for digitale søknader og bedre samhandling for utvelgelse av deltagere.

Personvernerklæring for BaCaPe forklarer nærmere hvordan dine personopplysninger behandles ved din bruk av BaCaPe. Som avtale for din bruk av BaCaPe gjelder Brukervilkår for BaCaPe. Personvernerklæringen forklarer dette:

  • Hvem som står bak BaCape, og hvilke roller virksomhetene har etter personvernregelverket
  • Hvilke personopplysninger som behandles og hvordan
  • Hvilke formål Nordisk Banijay AS behandler personopplysninger for
  • Hvilke tredjeparter som kan behandle dine personopplysninger
  • Sikkerhet i BaCaPe
  • Dine rettigheter som den registrerte etter personvernregelverketHvis du har noen spørsmål om hvordan Nordisk Banijay AS behandler dine personopplysninger, kan du kontakte Nordisk Banijay AS på følgende adresse: privacy@nordiskbanijay.no.2. Definisjoner

    BaCaPe: Castingplattformen med tilhørende webbasert plattform utviklet av Choicely Ltd med tilhørende funksjonalitet som er tilgjengelig for sluttbrukere til enhver tid. Nordisk bruker BaCaPe – Persona CastingTM eller BaCaPeTM som varemerke for sin bruk av castingplattformen.

    Nordisk: Nordisk Banijay AS med org.nr. 993 045 357 og adressen Hammersborggata 9, 0181 Oslo.

    Produksjonsselskap: Leverandøren av den aktuelle produksjonen som du søker deltagelse i. Dette selskapet kan være Nordisk eller et helt annet produksjonsselskap i Norge, eller et annet selskap i Banijay konsernet.

    Sluttbruker/du: Du som er den fysiske personen som bruker BaCaPe. Du kan bruke BaCaPe som søker til en produksjon hos et Produksjonsselskap eller en person som jobber for et Produksjonsselskap.

    3. Behandlingsansvarlig og databehandler

    Produksjonsselskapet er behandlingsansvarlig for din bruk av BaCaPe. Nordisk er behandlingsansvarlig dersom BaCaPe brukes for en produksjon hvor Nordisk er Produksjonsselskap.

    Dersom Nordisk har fått et samtykke fra deg til å behandle personopplysninger på en eller flere måter, er Nordisk behandlingsansvarlig for disse behandlingsaktivitetene.

    Nordisk er databehandler dersom det er et annet selskap enn Nordisk som er Produksjonsselskap på den produksjonen du bruker BaCaPe på. Nordisk har i slike tilfeller en databehandleravtale med det aktuelle Produksjonsselskap hvor det står at Produksjonsselskap er behandlingsansvarlig og Nordisk er databehandler.

Personvernerklæring for BaCaPe – Persona Casting Side 1

4. Hvilke personopplysninger som behandles

For at Nordisk skal levere BaCaPe må Nordisk behandle visse personopplysninger om deg. Nordisk behandler ulike typer opplysninger avhengig av hvilken produksjon du søker på. Normalt er Nordisk med underleverandører sin behandling begrenset til følgende kategorier av opplysninger:

  • Informasjon du laster opp i søknadsskjemaet :Innhold, kommunikasjon og annen informasjon du laster eller taster inn i søknadsskjema, inkludert all informasjon du oppgir i forbindelse med søknaden til produksjoner. Dette inkluderer, avhengig av hva du oppgir, ditt navn, kontaktinformasjon, interesser, aldersgruppe, bilde og video samt annen informasjon du velger å oppgi.Bruk av BaCaPe kan for noen produksjoner forutsette behandling av særlige kategorier av personopplysninger. Slike opplysninger omfatter for eksempel din religiøse tro, politiske meninger, helseopplysninger, fagforeningsmedlemskap, opplysninger om straffedommer, etnisitet og legning. Nordisk ber deg om å ikke dele slike opplysninger ved bruk av BaCaPe med mindre søknaden spesifikk ber om informasjon om denne typen opplysninger og du ønsker å dele disse opplysningene.
  • Informasjon om hvordan du bruker BaCaPe:
    Dette inkluderer informasjon generert fra din bruk av BaCaPe. Det eneste Nordisk tar vare på avopplysninger er de opplysningene som følger med innsendt søknad.Dersom du er ansatt i et produksjonsselskap og har fått opprettet en bruker i BaCaPe, vil Nordisk også kunne behandle noen personopplysninger om deg. Normalt behandles følgende opplysninger for at Nordisk med underleverandører skal kunne levere BaCaPe:

    • Informasjon om innloggingsdetaljer
      Dette inkluderer informasjon om brukernavn, epost og hvilket produksjonsselskap du tilhører. I noentilfeller kan Nordisk også behandle øvrig kontaktinformasjon som telefonnummer eller adresse.
    • Informasjon om navn ifm. fakturering
      For å kunne fakturere produksjonsselskapet vil Nordisk i noen tilfeller behandlekontaktinformasjonen til produksjonsselskapets oppgitte ansatte som driver med drift og økonomi.5. Formål og rettslige grunnlag for behandling

      Nordisk sørger for at det finnes lovlig behandlingsgrunnlag for behandlingen av personopplysninger i BaCaPe.

      Nordisk bruker avtale som behandlingsgrunnlag for å tilby deg BaCaPe med tilhørende funksjonalitet. Nordisk vil også bruke avtale som behandlingsgrunnlag dersom du bruker BaCaPe som ansatt i et produksjonsselskap og oppretter søknadskjema til egne produksjoner. I begge tilfeller gjelder avtalen kalt Brukervilkår for BaCaPe – Persona Casting.

      Nordisk kan også i noen tilfeller benytte behandlingsgrunnlaget samtykke, for eksempel dersom Nordisk ønsker å ta vare på søknaden din for en lengre periode eller dersom Nordisk behandler det som kalles for særlige kategorier personopplysninger. Hvert samtykke kan trekkes tilbake dersom du ønsker det ved å sende epost til privacy@nordiskbanijay.no dersom annen måte ikke er oppgitt, og dette vil få betydning for fremtidig behandling av personopplysninger hvor annet behandlingsgrunnlag ikke finnes.

      Noen behandlingsaktiviteter kan Nordisk være rettslig forpliktet til å utføre, og derfor kan også lov være behandlingsgrunnlag.

Personvernerklæring for BaCaPe – Persona Casting Side 2

Utover dette behandler Nordisk personopplysningene basert på følgende formål og rettslig grunnlag:

Behandlingsansvarlig:

Nordisk eller annet Produksjonsselskap

Nordisk eller annet Produksjonsselskap

Formål:

For å levere BaCaPe

Informasjon du laster inn i søknadsskjemaet og om hvordan du bruker søknadsskjemaet behandles for å levere BaCaPe med tilknyttet funksjonalitet som beskrevet i Brukervilkår for BaCaPe.

For å kommunisere med deg i henhold til din bruk av BaCaPe
Nordisk eller annet Produksjonsselskap må behandle dine personopplysninger i henhold til din bruk av BaCaPe, herunder behandle din søknad om deltagelse i en produksjon eller flere produksjoner. Ditt navn og annen kontaktinformasjon kan bli brukt til å kontakte og kommunisere med deg for å tilby brukerstøtte eller annen kommunikasjon med deg, om nødvendig.

Rettslig grunnlag:

Avtale: For å oppfylle Brukervilkår for castingplattformen BaCaPe- Persona Casting med deg som regulerer din bruk av plattformen.

Avtale: For å oppfylle Brukervilkår for castingplattformen BaCaPe- Persona Casting med deg som

regulerer plattformen.

din bruk av

6. Deling av personopplysninger med tredjeparter

6.1 Deling i henhold til lovlig behandlingsgrunnlag

Nordisk deler ikke personopplysninger med andre aktører, med mindre det finnes et lovlig grunnlag for slik deling. Eksempler på slikt grunnlag vil være avtalen med deg (Brukervilkår for BaCaPe) eller det aktuelle Produksjonsselskap (databehandleravtale som oppfyller minstekrav i GDPR). For å oppfylle avtalen må dine personopplysninger fra din søknad deles med crew og andre produsenter som er med i castingprosessen for den aktuelle produksjonen.

Nordisk kan dele personopplysninger med andre aktører enn andre Produksjonsselskap og underleverandører dersom du samtykker til slik deling, eller at det er en rettslig forpliktelse Nordisk må overholde som leverandør som pålegger oss å gi ut, lagre eller på annen måte behandle data som også er personopplysninger.

6.2 Deling med underleverandører (databehandlere)

Nordisk bruker i visse tilfeller databehandlere for å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger i BaCaPe. All behandling utført av databehandlere skjer i henhold til inngått databehandleravtaler som stiller tydelige krav om å følge gjeldede personvernlovgivning, inkludert konkrete krav til informasjonssikkerhet og lagring begrenset til land innenfor EU.

Alle personopplysninger fra BaCaPe lagres og behandles av våre databehandlere som beskrevet i tabellen:

Personvernerklæring for BaCaPe – Persona Casting Side 3

Databehandlere

Choicely Ltd.

Formål

Choicely er vår underleverandørør for utvikling og tilpassing av BaCaPe. Choicely eier alle immaterielle rettigheter til castingplattformen BaCaPe (Nordisk eier varemerket BaCaPe og har eksklusiv rett til å inngå avtaler med andre produksjonsselskap som forklart ovenfor i punkt 1).

Choicely vil kunne bistå med tjenester som service eller vedlikehold. Choicely vil i den forbindelse kunne behandle personopplysninger om deg, enten du er søker til produksjoner eller du jobber for et Produksjonsselskap.

Choicely vil kun aksessere BaCaPe ved behov, og vil ikke lagre personopplysninger i egne datasystemer. Nordisk har inngått databehandleravtale med Choicely som stiller strenge krav til teknisk og organisatorisk sikkerhet. Choicely har to underleverandører som forklares nedenfor i hver sin rad.

Choicely bruker standard skytjeneste fra Google, og Googles standard databehandleravtale er del av avtalevilkårene som gjelder for bruk av denne standardtjenesten.

Alle data i og fra BaCaPe, inkludert personopplysninger, lagres og behandles ved bruk av Google sin standard skylagringsløsning. I 2023 vil lagring begrenses til land innenfor EU/EØS.

Choicely har implementert Nylas sitt kalender- og epostsystem og i den forbindelse vil Nylas kunne behandle personopplysninger om deg. I 2023 vil lagring begrenses til land innenfor EU/EØS.

Nettside

http://www.choicely.com/

Alphabet Inc.

cloud.google.com

Nylas Inc.

www.nylas.com

7. Sikring av dine personopplysninger

Nordisk har stort fokus på sikkerhet knyttet til behandlingen av personopplysningene i BaCaPe. Nordisk har rutiner for internkontroll og informasjonssikkerhet i henhold til gjeldende personvernregler, herunder GDPR. Tilgang til personopplysninger er begrenset til crew og produsenter som har nødvendig behov for slike opplysninger. Medarbeidere i Nordisk eller Produksjonsselskap med tilgang til personopplysningene, har signert taushetserklæring eller en konfidensialitetsplikt i sin ansettelsesavtale.

Personvernerklæring for BaCaPe – Persona Casting Side 4

Nordisk krever at våre leverandører behandler dine personopplysninger på en sikker måte, herunder stiller Nordisk krav til informasjonssikkerhet samt sørger for at overføring av data skjer på en kryptert og sikker måte.

BaCaPe er designet med personvern i fokus, med både «privacy by design» og «privacy by default» innstillinger implementert. Dette betyr at BaCaPe er designet for å håndtere personopplysninger på en forsvarlig måte etter dataminimeringsprinsippet. Nordisk vil kun samle inn de personopplysningene Nordisk absolutt trenger når du søker til en av våre produksjoner, og er designet slik at Nordisk kan velge og tilpasse hvilke personopplysninger det er behov for i den spesifikke produksjonen. BaCaPe er lagd slik at Nordisk kan låse fritektsfelt eller spesifikke spørsmål slik at du kun må avgi de personopplysningene som er strengt nødvendig for å vurdere deltagelse til produksjon til Nordisk eller annet Produksjonsselskap.

8. Sletting

Dine personopplysninger lagres så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Det betyr for eksempel at personopplysninger som behandles på grunnlag av ditt samtykke, slettes umiddelbart hvis du trekker ditt samtykke med mindre Nordisk er pålagt å oppbevare visse opplysninger lenger.

Personopplysninger relatert til en søknad vil bli slettet etter at casten for den aktuelle produksjonen er besatt og gjennomført, med mindre Nordisk har fått ditt samtykke til å ta vare på opplysningene for en lengre periode. Dersom du blir valgt som deltager til en av våre produksjoner, vil personopplysningene slettes etter at avtalen er avsluttet og alle plikter som følger av avtaleforholdet fra vår side er oppfylt.

Nordisk vil også slette personopplysninger om deg dersom du ber om det, med mindre Nordisk har en lovpålagt plikt eller annet rettslig grunnlag til å oppbevare personopplysningene videre.

9. Dine rettigheter

Du har en rekke rettigheter til dine egne personopplysninger etter GDPR. Du har rett til å få innsyn i hvilke opplysninger Nordisk behandler om deg og du har rett til å komme med innsigelser mot innsamlingen og mot den videre behandling av dine personligopplysninger. Du har også rett til at få dine personopplysninger rettet, hvis de er uriktige, og du har rett til å kreve dine personopplysninger slettet dersom de ikke lenger er nødvendig for det formål de ble samlet inn for og det ikke foreligger annet grunnlag for å oppbevare de lenger.

Dersom samtykke utgjør vårt behandlingsgrunnlag for behandling av dine personopplysninger, kan du trekke tilbake ditt samtykke. Ved å trekke tilbake ditt samtykke påvirker det ikke lovligheten av behandlingen som bygger på samtykket før det ble trukket tilbake.

Datatilsynet er tilsynsmyndighet for vår behandling av personopplysninger. Dersom du mener vår behandling av dine personopplysninger er lovstridig, kan du klage til Datatilsynet. Mer informasjon finner du her: https://www.datatilsynet.no/

Nordisk ønsker at du først kontakter oss i Nordisk:

  • Alle henvendelser om BaCaPe kan sendes på e-post til bacape@nordiskbanijay.no.
  • Du kan utøve dine rettigheter etter GDPR ved å sende epost til privacy@nordiskbanijay.no.

Personvernerklæring for BaCaPe – Persona Casting Side 5